Software PMS hotelero

Guía de compra para Software PMS

El software de gestión de hoteles PMS es una herramienta tecnológica que es indispensable para la gestión de un hotel, su implementación es clave para asegurar la satisfacción y experiencia del cliente con tu servicio y la eficiencia en los procesos y tareas de tu personal. A continuación, encontrarás qué son los PMS hoteleros, sus beneficios, clasificación y los mejores en el mercado con sus precios.

¿Qué es y para qué sirve el PMS hotelero?

PMS es la sigla en inglés de Property Management System, o sistema de gestión de propiedades en español. Por definición, un software PMS es utilizado por empresas del sector hotelero para controlar, organizar y administrar las actividades diarias de un hotel o propiedad vacacional, como check-ins y check-outs, reservas, facturación, disponibilidad, canales de ventas, gestión de personal y mucho más.

Los PMS de gestión hotelera le ofrecen a los gerentes de propiedades y alojamientos la posibilidad de administrar de forma más eficiente su negocio al automatizar los procesos y obteniendo una panorámica completa de cada una de las operaciones en tiempo real.

Funcionalidades de un software hotelero PMS

Las siguientes son los módulos y características principales que podrás encontrar en un software hotelero o PMS:

• Módulo check-ins y check-outs: podrás controla desde un sólo sistema el ingreso y salida de tus huéspedes, sean individuales o grupales. Esta funcionalidad te ayudará a eliminar los registros manuales y tener actualizada la capacidad hotelera de tu propiedad.

• Módulo de asignación de habitaciones: mantén actualizada la disponibilidad de las habitaciones del hotel en tus distintos canales de reservas para asegurar el buen servicio y prevenir el overbooking.

• Módulo de control de la limpieza y el estado de las habitaciones: gestiona el aseo y orden de las habitaciones, asigna al personal de limpieza y mantén el control sobre el estado de los espacios por medio de reportes, esto te ayudará a agilizar el check-in de nuevos huéspedes.

• Módulo de definición de precios y conexiones a los canales de reservas: la permanencia en los canales de distribución de hospedaje te ofrece mayor visibilidad y atracción de clientes, es por eso que con este módulo podrás gestionas en tiempo real la disponibilidad, reservas y cancelaciones, además de actualizar rápidamente cambios en tarifas y condiciones.

• Módulo de creación de informes y análisis: podrás generar reportes que te ofrezcan una panorámica completa sobre el estado actual y novedades de tu propiedad hotelera, para tomar decisiones estratégicas e implementar los cambios necesarios.

• Módulo financiero: administra tus cuentas por cobrar y pagar, gestionando el procesamiento de pagos de huéspedes, proveedores y empleados, aplica promociones e implementa opciones de medios de pago para tus clientes.

Clasificación de tiers para software PMS

La clasificación de tiers para software PMS se refiere a una categorización de los sistemas PMS según su funcionalidad y capacidad. Se dividen en tres categorías:

Nivel 1: Estos sistemas son los más grandes y avanzados. Están diseñados para hoteles grandes y complejos. Ofrecen una amplia gama de características y funciones avanzadas, como gestión de reservas y habitaciones, gestión de ingresos, análisis de datos, integración con otros sistemas y más. Algunos ejemplos de PMS hoteleros de nivel 1 son Oracle Hospitality OPERA, Infor HMS y Protel. Su precio puede oscilar entre los $1,000 y los $5,000 dólares al mes o más.

Nivel 2: estos sistemas son más pequeños y ofrecen menos funciones que el Nivel 1, pero siguen siendo adecuados para hoteles medianos y grandes. Por lo general, son menos costosos que el Nivel 1 y pueden ser una buena opción para las propiedades que buscan una solución menos costosa. Algunos ejemplos de PMS hoteleros de nivel 2 son Cloudbeds, Guestline y Clock PMS. su precio puede oscilar entre los $200 y los $1,000 dólares al mes.

Nivel 3: Estos sistemas son los más pequeños y económicos y están pensados para hoteles más pequeños y sencillos. Ofrecen funciones básicas de reserva y administración de habitaciones, pero tienen características menos avanzadas que los niveles 1 y 2. Ejemplos de sistemas PMS hoteleros de nivel 3 incluyen Hotelogix, Little Hotelier y RMS Cloud. su precio puede oscilar entre los $50 y los $200 dólares al mes.

Es importante destacar que para obtener un precio exacto es importante contactar con el proveedor de tu interés y obtener una cotización, ya que las aproximaciones pueden ser mayores o menores dependiendo de las características y necesidades de tu hotel o cadena hotelera. Regularmente los precios se basan en la cantidad de habitaciones que desees registrar y los pagos suelen ser mensuales u anuales, la mayoría de empresas de software PMS incluyen prueba gratis y su software se aloja la nube (SaaS).

Mejores software PMS hoteleros

1. Opera PMS: Opera PMS es un software de gestión hotelera desarrollado por Oracle Hospitality y es considerada una de las mejores y más grandes soluciones para esta industria. Es un programa integral que ofrece una amplia gama de características y funcionalidades para ayudar a los hoteles a gestionar sus operaciones diarias de manera eficiente, está dirigido a empresas grandes con equipos y actividades robustas. Algunas de las funcionalidades que ofrece son: creación de perfiles de huéspedes, gestión de tarifas avanzadas, inventario de habitaciones, aplicación web, manejo de múltiples propiedades, entre otras.

2. HotelManager: HotelManager es un sistema completo que ofrece una amplia gama de características para la gestión de hoteles independientes y cadenas hoteleras, se enfoca en ayudar a medianas y grandes empresas de este sector a ofrecer experiencias únicas a sus clientes por medio de la optimización de procesos complejos. Algunas de sus características son gestión de recepción y reservas, inventario de habitaciones, controles de limpieza, gestión de restaurantes y bares, entre otras.

3. Cloudbeds: Cloudbeds es una plataforma de gestión hotelera basada en la nube que ofrece una solución integral para la gestión de propiedades hoteleras independientes y pequeñas cadenas hoteleras. Algunas de sus características son: gestión de canales de venta, motor de reservas sin comisiones, herramientas de CRM y marketing, gestión de reservas y medios de pago, entre otras.

4. Suitech PMS Hotelero: es una plataforma de gestión hotelera que integra el frontoffice y backoffice, que busca centralizar toda la información administrativa y financiera de tu hotel para optimizar los procesos y el flujo de trabajo. Algunas de sus características son: gran capacidad de integración con aplicaciones de terceros, manejo de múltiples entornos y/o establecimientos, control de la gestión de reservas, precios y facturas, gestiona las transacciones y pagos, acceso desde dispositivos móviles, entre otras.

5. Little Hotelier: es un sistema de gestión hotelera todo en uno diseñado específicamente para pequeños hoteles, hostales, posadas y alojamientos vacacionales. Ofrece una amplia gama de herramientas y funciones que permiten a los propietarios y gerentes de pequeñas empresas hoteleras gestionar sus propiedades y a sus huéspedes desde un solo lugar. Algunas de sus funcionalidades: gestión de la recepción y canales de reservas online, integra un motor de reservas propias, obtén reportes sobre tus ventas y posicionamiento en comparación con tus competidores, crear tu página web, entre otras.

Ventajas de implementar un software PMS

Automatización de procesos: podrás automatizar muchos procesos, como la gestión de reservas, la facturación, la gestión de inventario y la gestión de recursos humanos, lo que reduce la carga de trabajo manual y mejora la eficiencia operativa.

Gestión de reservas e inventario: un software PMS le permite gestionar las habitaciones de forma centralizada y eficiente, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para realizar y gestionar las reservas. Además podrás controlar el inventario de habitaciones evitando el exceso de reservas

Mejorar la comunicación: PMS permite una comunicación más efectiva entre departamentos, lo que mejora la colaboración y la coordinación entre los empleados. Es un aliado para asegurarse de mantener a sus equipos alineados con los objetivos de la empresa.

Mejore la experiencia de los huéspedes: el PMS permite una gestión de reservas más eficaz y eficiente, lo que ayuda a garantizar una experiencia satisfactoria y agradable para los huéspedes impactando directamente en su reputación y posicionamiento externo.

Integración con otros sistemas: este tipo de sistemas se integran fácilmente con software de terceros utilizados por los hoteles, como los sistemas de reservas online, sistemas de control de acceso, CRM para hotelers, sistemas de pago, entre otros.

Mejor seguridad y privacidad de datos: un software hotelero PMS garantiza la privacidad y seguridad de los datos personales de los huéspedes y hoteles de acuerdo con las regulaciones y estándares de seguridad parametrizados.