Melanie Beucher
5 preguntas para tu proveedor de software
Invertir en tu stack tecnológico no es solo una decisión técnica, es una negociación estratégica. Muchos negocios terminan pagando de más o eligiendo mal porque no hacen las preguntas correctas al proveedor.
Estas 5 claves te ayudarán a negociar con más seguridad, evaluar lo que realmente importa y no dejar valor sobre la mesa.
1. ¿Cuáles son todos los costos involucrados, además de la licencia?
Al iniciar la negociación, es fundamental que preguntes no solo por el costo de la licencia, sino también por todos los gastos adicionales que pueden surgir.
Estos pueden incluir:
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Implementación
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Capacitación del personal
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Personalizaciones específicas para tu negocio
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Mantenimiento
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Soporte técnico
Si no tienes claridad sobre estos costos desde el principio, podrías encontrarte con gastos inesperados que afectan tu presupuesto y la rentabilidad del proyecto.
2. ¿Cómo escala este software a medida que mi empresa crece?
La solución que elijas debe crecer al ritmo de tu empresa. De lo contrario, te enfrentarás a la complejidad y el gasto de tiempo que implica cambiar de sistema y capacitar a tu equipo nuevamente.
¿Cómo identificar a una herramienta escalable?
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No posee un límite fijo en la cantidad de usuarios.
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El incremento de datos no afecta el rendimiento del sistema.
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Permite agregar nuevas funciones o módulos.
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No depende de infraestructura fija (ejemplo: solo servidores locales).
3. ¿Qué tipo de soporte ofrecen y cómo garantizan los tiempos de respuesta?
Muchos subestiman el soporte técnico hasta que lo necesitan. Puede ser la diferencia entre resolver un problema en minutos o sufrir consecuencias durante días.
Por eso, pregunta a tu proveedor sobre:
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¿Qué tipo de soporte ofrecen?
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¿Cuáles son los tiempos máximos de respuesta y solución ante problemas?
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¿Cuentan con un acuerdo de nivel de servicio (SLA)?
Además, consulta referencias o casos anteriores para saber cómo ha sido el desempeño real del proveedor con otros clientes.
4. ¿Cómo se integra el software con los sistemas que ya tengo?
En la mayoría de los casos, los sistemas no funcionan en un entorno aislado. Debe integrarse con otras herramientas que ya utilizas, como ERP, CRM o bases de datos.
Por eso, es importante verificar si el software puede conectarse fácilmente con tu stack tecnológico actual.
¿Cómo identificar si una solución es sencilla de integrar? Algunas señales son:
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Dispone de APIs abiertas y documentación clara.
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Ofrece demostraciones prácticas donde se ve la integración funcionando.
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Su arquitectura está construida con tecnologías que facilitan la integración, como REST APIs o webhooks.
5. ¿Qué pasa si en algún momento quiero cancelar el contrato?
Aunque negociar la salida del contrato no siempre es lo más cómodo, es un aspecto fundamental para minimizar riesgos.
Pregunta a tu proveedor:
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¿Cómo es el proceso si decides cancelar el servicio?
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¿Cuáles son los plazos establecidos para la cancelación?
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¿Hay penalizaciones o multas por dar de baja el sistema?
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¿Qué soporte ofrecen para migrar tus datos a otra plataforma?
Establecer condiciones claras desde el inicio minimiza riesgos futuros y amplía tus opciones al momento de negociar.
Negociar bien también es comparar opciones antes de sentarte a hablar. Cada proveedor te mostrará lo mejor de sí mismo.
Por eso, en ComparaSoftware te ayudamos a filtrar, comparar y decidir con información clara y sin costo.
